E-posta kullanımı hakkında bilinmesi gereken 5 önemli konu!
E-postalar artık yazılı ispat niteliği taşıyan günümüzün en önemli araçlarındandır. Mektupların yerini alan elektronik postalar, Y-Z kuşağı gençler için ise şimdiden sıkıcı ve fazla resmi gelmektedir. Bu nedenle gençlere e-posta kullanımda çok fazla hata yapmaktadır.
Gönderdiğiniz e-postaların
hemen çöp kutusuna gitmesini
adresinizin istenmeyen e-posta (spam) olarak işaretlenmesi
okunmadan okundu olarak işaretlenmesini
cevap verilmeyecek kadar önemsiz ve yetersiz olmasını istemiyorsanız
aşağıda belirttiğimiz hataları yapmaktan kaçınmalısınız. Bir e-posta size yepyeni bir kariyer kapısı açabilecek iken diğer bir e-posta kabul edilebileceğiniz bir işin iptaline bile yol açabilir.
1-E-posta adresi
E-postayı karşı tarafa gönderdiğinizde, alıcı ilk olarak, gönderenin adını ve e-postanın konusunu görecektir. Bu nedenle mutlaka e-posta adresiniz ve adınız-soyadınız mümkünse aynı ya da çok yakın olmalıdır. Crazy_boy123!, Perfecttomehmet, Shiningirl91 gibi anlam olarak sizi zor durumda bırakacak isimler, yabancı dilde olan kelimelerin yanı sıra isminizin önüne herhangi bir sıfat koyarak kullanmayınız. E-posta adresinizde doğum yılınız ya da memleketinizin plaka kodunu içeren rakamları kullanmamaya dikkat ediniz.
En profesyonel e-posta adresi [email protected] şeklinde olandır. Burada bir diğer dikkat etmeniz gereken ise e-posta sağlayıcınızdır. Gmail, Yahoo gibi büyük şirketler varken adı duyulmamış e-posta saylayıcılarını tercih etmeyiniz.
En iyi, en ciddi hatta en karizmatik olan e-posta sağlayıcısı ise kurumsal adreslerdir. Bu nedenle öğrencisi olduğunuz üniversitenin ya da mensubu olduğunuz şirketin e-posta adresini kullanmak en tavsiye edilendir.
2- Konu, gövde ve imza
Bir e-postada olmazsa olmazdırlar. E-postanızı göndermeden önce mutlaka e-postanızın bu üçlüyü içerdiğinden emin olunuz.
Konu: E-postanızın ilk okunacak bölümüdür. Etkili, anlaşılır ve en önemlisi kısa olmalıdır. Alıcı e-postanın konusuna göre okuyacak, erteleyecek, okundu işaretleyecek ya da silecektir. Bu nedenle çok dikkat edilmesi gerekmektedir. Gençler arasında yapılan en büyük hata ise konu yazılmadan gönderilen ya da konu kısmına tüm mesajın yazıldığı e-postalardır.
Gövde: Kompozisyon derslerinin önemini ortaya koyan kısımdır. Bir e-postada mesajın asıl olarak alıcıya aktarılacağı bölümdür. Bu nedenle detaylar verilebilir, bilgilendirme yapılabilir ve talepte bulunulabilir. En kısası bir paragraf içerirken en uzunu ise 3 paragrafı geçmemelidir. Daha fazla bilgi ise “ek” olarak dosya halinde gönderilmelidir.
E-postanızın asıl içeriği olan gövde kısmına mutlaka bir hitap ile başlanmalıdır. E-postanızı okuyacak kişi de bir insan bu nedenle bir merhaba ya da selam başlayarak, gövde kısmını yine teşekkürler, görüşürüz ya da iyi günler dileyerek bitirmek e-postanızın etkisini çok arttıracaktır. Tanımadığınız kişiler ile mesajlaşırken hitap ve temenni ifadelerini seçerken dikkatli olmalısınız.
Başlangıç ve bitiriş ifadelerinin arasında ise asıl verilmek istenen mesaj yer almalıdır. Bu talep, bilgilendirme ya da içerik mutlaka kısa, net, anlaşılır, okuması kolay ve en önemlisi imla ve yazım kurallarına uygun olmalıdır.
İmza: İmzasız e-posta alıcıda isimsiz mektup gibi bir etki yaratmayacağından emin olunuz. Bu nedenle e-posta en azından İsim-Soyisim`den oluşan bir imza içermelidir. Gelişmiş bir imza da ise isim-soyisimden sonra kurum adı, internet sayfası, diğer iletişim kanallarını (telefon, posta adresi vb.) içermelidir.
3- E-posta alıcıları ve çeşitleri
E-posta kutunuzda, yeni e-posta hazırlarken To, Cc ve Bcc olmak üzere 3 çeşit gönderim yöntemi olduğunu göreceksiniz.
To: E-postanın direk alıcısıdır ve e-postaya cevap vermesi beklenir. E-postaya verdiği cevabı diğer alıcılara ve “Cc” bölümünde yazan kişilere (adreslere) göndermelidir. “To” kısmına ne kadar fazla kişi yazarsanız, o kadar çok e-posta alırsınız. İş yükü anlamında ve profesyonellik yaklaşımında istisnai durumlar hariç “To” kısmına 3-5 adresten fazlasını yazmamalısınız.
Cc:“Carbon Copy” kısaltması olan “Cc” ile e-postanız hakkında bilgilenmesini istediğiniz kişilere, e-postanızın bir kopyası gider. Genelde “Cc” kısmında bulunan alıcılar gerekmediği takdirde e-postaya cevap vermez ama süreci takip ederler. Eğer bir hata ya da değiştirilmesi gereken bir durum mevcutsa e-posta ile iletişime aktif dahil olurlar.
Bcc:“Blind Carbon Copy” kısaltması “olan Bcc” kısmına adresi yazılan alıcı da sizin gösterdiğiniz e-postayı alır. Fakat “To” ve “Cc” kısmında yazdığınız kişilerin bu durumdan haberi olmaz.
4-E-postayı göndermeden önce:
Çoğu şirket, kurum, okul ve üniversiteler sizden iş ve ödev gibi çalışmaları hazırlayıp, belirli bir son tarih öncesinde göndermenizi ister. Vaktinizi, emeğinizi harcayıp ödevinizi hazırlarsınız, sonrasında da ödevi eklediğiniz sandığınız e-postayı patronunuza, müdürünüze ya da hocanıza gönderirsiniz. Ya da yakın arkadaşınıza samimi bir dille yazdığınız e-postayı aynı isme sahip patronunuza gönderirseniz. İşte bu duruma düşmemek için mutlaka
E-postayı göndermeden önce mutlaka tekrar okuyunuz.
Alıcıları kontrol ediniz. Kime, hangi alanda (to, cc ya da bcc) yer vereceğinizi gözden geçiriniz.
Eklemek istediğiniz dosya varsa eklendiğinizden mutlaka emin olunuz.
Doğru dosyayı eklediğinizden ve dosya adının anlamlı (ya da anlamsız olmadığından) olduğunu kontrol ediniz. E-postaya yanlış bir dosya eklemek kariyerinizi bitirebilir.
5-Diğer Hususlar:
Türkçe yazarken cümleye küçük harf ile başlanmaz, özel isimlerin ilk harfleri büyük yazılır. Dilimizde Ç, Ğ,İ, Ü, Ö ve Ş harfleri vardır. Q, W ve X ise yabancı dillere ait harflerdir.
Türkçe `de –ki ve –de bazen ayrı yazılır, buna dikkat etmek gerekir. E-postanızın alıcısı bu konulara özen gösteren biriyse şansınızı kaybedebilirsiniz. Son olarak Türkçe `de sesli harflerin var olduğu tekrar hatırlatmak isterim. Slm, nbr gibi girişler sizi bir üst noktaya taşımayacaktır.
E-posta gönderim saati, bazen geç saatlere kadar çalıştığınızı göstermek için işe yarayabilir. En uygun e-posta gönderim saatleri ise çalışma saatleri içerisindedir. Öğleden önce gönderilen e-postalara genelde gün içerisinde cevap verilir.
E-posta istisnai durumlar dışında en fazla 3-5 kişiye gönderilmelidir. Bilgilendirmek istediğiniz kişilerin adreslerini “Cc”, gizlice bilgilendirmek istediğiniz kişilerin adreslerini ise “Bcc” kısmına yazınız.
E-POSTANIZIN TAMAMINI KESİNLİKLE BÜYÜK HARFLE YAZMAYINIZ. CAPS LOCK AÇIK İKEN ÇALIŞMAYINIZ.
“Varsa sizin yorumlarınız! E-posta ([email protected]) ile bana gönderebilirsiniz.”
GDN Blog Konuk Yazarı
Aytaç Uzunlas
Bu yazı Aytaç Uzunlas’ın kişisel blog sayfasından alınmıştır:
https://uzunlas.wordpress.com/2015/04/09/e-posta-kullanimi-hakkinda-bilinmesi-gereken-5-onemli-konu/
